Los problemas en nuestra agenda diaria

Quiero tomar el concepto del inversor Paul Graham que llamó "Maker's Schedule, Manager's Schedule", que separa las agendas de las personas que son creadoras de las que son managers (o jefes).

Y me parece muy interesante porque son una forma de mejorar nuestra productividad si tomamos sus conceptos y vemos nuestra propia realidad para implementar sus ideas.-

Paul separa las agenda de los creadores, quienes se ocupan de tareas como escribir contenidos o desarrollar sistemas que se enfocan en tareas de "crear" y las reuniones son una excepción. Para esas personas, las reuniones son las pesadillas, porque les insumen más tiempo del que desean y si las hacen cortas se tornan improductivas. Es más, tienen que acordarse de ir a la reunión debido a que están tan enfocados en sus tareas de creadores. Y ni que hablar del terror que le dan las reuniones que pueden generar que tenga que reiniciar todo su trabajo.-

El otro tipo de agendas son las de los managers, personas que están acostumbradas a ir de reunión en reunión y dedican poco tiempo a crear o a tareas propias de producción de su negocio. Están acostumbradas a tener poca productividad y simplemente asignan un nuevo espacio a una nueva reunión cuando surge algo.

Cuando nuestra vida profesional se destina a una sola de ellas, suele estar todo bien y evitamos problemas. Cuando queremos integrar ambos tipos de agenda, surgen los conflictos.-

La gran mayoría de los profesionales tenemos en nuestra agenda una batalla entre los dos tipos de tiempos y constantemente estamos moviendo las energías de un extremo al otro, buscando la mejor posición sin encontrar un verdadero equilibrio. No sabemos que esa lucha entre esos dos tipos de agendas es una especie de círculo vicioso que nos deja siempre sin tiempo.

El tema es que los extremos son los peligrosos y el punto medio tampoco nos hace la diferencia porque hay elementos que no vemos. La solución viene de reconocer eso que no vemos. Otras 2 formas de usar nuestro tiempo que no ocupamos y son la base de nuestros problemas.

Paul identifica 4 formas de asignar nuestro tiempo, las que deberíamos equilibrar para mejorar nuestra efectividad profesional en los tiempos que corren.-

Los 4 tiempos en nuestra agenda:

• Management: Las actividades típicas del management son las reuniones, las llamadas, las presentaciones, procesar los emails y las reuniones de los equipos;
• Creación: La mayoría de nosotros es lo que hacemos entre los tiempos de management. Son las actividades de escribir, programar, crear, preparar y producir el contenido de nuestro servicio a los clientes.
• Consumo: Es una de las actividades olvidadas y consiste en leer, escuchar y estudiar nuevos contenidos;
• Ideación: Es la segunda actividad olvidada y consiste en hacer lluvia de ideas, escribir diarios, caminar, reflexionar. Es nuestro tiempo dedicado a pensar y estar quietos, reflexionando o meditando;

Los tiempos de management pueden ser muy productivos si se los sabe aprovechar, pero también pueden crear la sensación de avance sin un verdadero progreso;

El tiempo de creación es donde se genera el progreso en una organización y donde se crea valor. Es el tiempo que hay que proteger del management en las grandes organizaciones. A su vez, demasiado tiempo de creación sin management puede ser progreso sin ir en una dirección adecuada;

El tiempo de consumo es lo que da origen al contenido del tiempo de creación. Y el primero determina la calidad del segundo. Todo lo que se crea surge de lo que se consume, entonces el tiempo destinado al consumo es importante para hacer más productivo el tiempo de creación;

El tiempo de ideación es el tiempo que la gran mayoría de nosotros no dedicamos. Es el tiempo invertido que permite detectar lo que normalmente no vemos y salir del crecimiento lineal, ser creativos y aprovechar las oportunidades asimétricas. De esa forma lo describe Sahil Bloom en "The think day";

Cómo lo veo

Esos 4 tipos de tiempos diferentes son los que nos dan una nueva perspectiva de nuestra agenda, y tengo mi punto de vista personal al respecto.

Esto es lo que creo, desde mi experiencia:

• el tiempo de creación es donde creamos valor a la organización y a los clientes;
• el tiempo de management es lo que sirve para darle eficacia al tiempo de creación propio y de nuestro equipo;
• el tiempo de consumo es lo que da mejor calidad al tiempo de creación y por ende, al valor creado;
• el tiempo de ideación es lo que le da efectividad a todo lo anterior en un sentido amplio de eficacia más eficiencia. No solo desde el punto de vista de concretar objetivos, más desde una perspectiva de replanteo y claridad de los objetivos, los medios necesarios para lograrlos y las oportunidades ocultas a aprovechar en un contexto de constante cambio. La ideación habilita a la diferenciación y al crecimiento exponencial.

Desde mi punto de vista, también se podría relacionar los 4 tipos de tiempos con el círculo dorado de Simon Sinek. Los tiempos de creación y de management van a determinar el "qué hacemos" de una organización; los tiempos de consumo van a determinar el "cómo lo hacemos" de una organización; y los tiempos de ideación van a determinar el "por qué lo hacemos" de una organización. Según Simon, muchas organizaciones no trabajan bien su "cómo" y su "por qué" y desde mi punto de vista, esto se basa en no enfocar tiempo en consumo e ideación.

Los 4 tiempos son necesarios y ninguno es mejor que el otro. Separando tiempo en nuestra agenda para ellos podemos llevar nuestra vida profesional por un camino más virtuoso.

¿Cómo seguir luego?

El primer paso, reconocimiento. Consiste en reconocer los 4 tipos de tiempos y entender su importancia. Luego vendrá la práctica de como incorporar esos conceptos en nuestra agenda profesional;

Segundo paso, diagnóstico. Algunos coaches dan la ejercitación que consiste en reconocer cómo usamos nuestra agenda. Con 4 colores, pintar nuestro calendario para entender cuanto tiempo enfocamos en cada una de las 4 formas de tiempo;

Tercer paso, aplicar mejorías partiendo de nuestra realidad. Aquí es donde ya depende de cada caso, pero las recomendaciones generales suelen ser:

1. Unir los tiempos de management, para que sean mañanas, tardes o días de reuniones en lugar de intercalar con actividades de creación;
2. Incrementar los tiempos de creación en los casos que sea bajo y fijarse de hacerlo en espacios grandes de tiempos, como mañanas, tardes o días enteros, para que no sean interrumpidos por tiempos de management;
3. Bloquear tiempo para consumo e ideación. Esta es la parte más difícil y consiste en separar tiempo y ocuparlo en la agenda y que no se puedan fijar reuniones ni tareas de trabajo, de modo que sirva para estudiar e idear nuestro futuro.

Y eso sería todo, a modo general, luego cada profesional es diferente y tiene que hacer un diagnóstico honesto. Todo esto también es necesario en las organizaciones y los equipos pueden lograr resultados extraordinarios tomando estos principios.-

¿A ti qué te parece? ¿Ya diagnosticaste tu agenda profesional?